Scelta e implementazione di un sistema di refertazione vocale

Un sistema di riconoscimento vocale è un elemento chiave in una moderna implementazione di una cartella clinica, sia essa per un ospedale, una sola porzione o un reparto. Non appena i medici si abituano ad utilizzarlo, aumenta non solo l'uso del riconoscimento vocale, ma anche l'accettazione dell'intero sistema spingendo ulteriormente in avanti il processo di completa digitalizzazione dei documenti clinici.

Una volta per ottenere risultati accettabili da un sistema di riconoscimento vocale occorreva un lungo addestramento iniziale, pazienza e tanta pratica. Oggi non è più così.
L'addestramento non è più necessario, e gli strumenti sia software che hardware si sono evoluti per semplificare l'utilizzo e rendere ogni funzionalità accessibile nel modo più intuitivo.

L'obiettivo dell'adozione di un sistema di riconoscimento vocale è di ottimizzare l'intero processo di documentazione del percorso clinico per cui ogni informazione sia creata e resa disponibile in tempo reale, senza dover attendere che sia visibile a sistema in due o tre giorni.
Perché si riesca nell'obiettivo di ottimizzare i processi in essere dev'essere veloce e performante, facile da usare e possibilmente già dotato di funzionalità che ne rendono possibile l'utilizzo su sistemi mobile (es. tablet); in sintesi: deve rendere la vita più semplice.

Le diverse opzioni di implementazione
Il riconoscimento vocale può essere utilizzato in due modi. In una implementazione in modalità front-end o diretta, il medico detta utilizzando il software, rivede e corregge la dettatura e firma il referto digitalmente.
In una implementazione back-end o differita, il medico detta, com'era abituato a fare al dittafono, e invia l'audio al server per la trascrizione automatica. Il sistema restituisce al personale di segreteria il testo trascritto con associato l'audio per il riascolto per le evenutali correzioni. Il medico che ha dettato il referto deve comunque rivedere il referto trascritto per verificarne la correttezza e quindi lo firma digitalmente.

In questo periodo di rinnovata enfasi sulla sicurezza del paziente, in un contesto di aumento del carico di lavoro e della complessità delle tecnologie, e con la Joint Commission che verifica accuratamente ogni singolo elemento nelle procedure di accreditamento, l'accuratezza e l'affidabilità del sistema sono il presupposto fondamentale.
Alcuni sistemi gestionali integrano il riconoscimento vocale anche per il controllo dell'applicativo con i comandi vocali, evitando completamente l'uso di mouse e tastiera. Queste funzionalità hanno un elevato potenziale di massimizzare l'efficienza nella refertazione se supportate da interfacce molto intuitive ed una fase di formazione adeguata.

I benefici
Riduzione del tempo di produzione dei referti (turn-around time)
Il riconoscimento vocale ha sicuramente in sé il potenziale per ridurre drasticamente il tempo di rilascio. In molte strutture private il riconoscimento vocale utilizzato in modalità diretta ha consentito ai medici di poter dettare, rileggere, firmare i referti in pochi minuti, rendendo disponibile il referto in tempo reale.
Quando l’informazione contenuta in un referto influenza le decisioni sul trattamento di un paziente, ogni giorno in meno per la disponibilità del referto può essere di vitale importanza.

Riduzione dei costi
Inizialmente il medico potrebbe avere la percezione che l’intero processo richieda più tempo, poiché su di lui pesa l’intero flusso di lavoro. Certamente nel flusso di lavoro con personale di trascrizione o correzione la sola fase di dettatura richiede meno tempo, ma occorre tenere conto del tempo speso successivamente nella rilettura e correzione prima della firma. Le numerose installazioni in modalità front-end dimostrano che in realtà il riconoscimento vocale aumenta la produttività del personale clinico, permettendo di dedicare più tempo alla cura dei pazienti.
In genere un sistema di riconoscimento vocale ha un ROI inferiore a 6 mesi, permettendo di ridurre i costi dell’assistenza sanitaria. In particolare, la disponibilità di ogni documento in formato elettronico, firmato, archiviato e condiviso in tempo reale permette di anticipare una eventuale terapia e riduce i tempi e costi di degenza.

Aumento della qualità
Spesso gli errori di battitura sfuggono alla revisione. Un sistema di riconoscimento vocale non commette errori ortografici. Inoltre l’adozione di un sistema di riconoscimento vocale in modalità diretta permette al medico di rendersi conto immediatamente di eventuali imperfezioni nella trascrizione e provvedere alla loro correzione.

Miglioramento dell'assistenza al paziente
Il processo decisionale dei medici è fortemente influenzato dalla disponibilità delle informazioni. L’utilizzo di un sistema di riconoscimento vocale in modalità diretta può ridurre drasticamente la quantità di tempo che si richiede affinché l’informazione sia resa disponibile al personale clinico. Ciò che richiedeva ore o giorni nel tradizionale flusso di lavoro con personale di trascrizione richiede minuti con l’utilizzo del riconoscimento vocale in modalità diretta.
Si pensi a traumi importanti o patologie critiche, ovvero situazioni nelle quali un trattamento più tempestivo ed accurato può ridurre il rischio di eventuali danni: la disponibilità immediate delle informazioni da cui dipende l'avvio di una terapia potrebbe salvare una vita!

Quali criteri adottare nella scelta
Come abbiamo già detto accuratezza e affidabilità sono un MUST.
L'ergonomia e la facilità d'uso permettono un utilizzo più facile e veloce da parte dei medici con meno esperienza in campo informatico.
La flessibilità è indispensabile quando si tratta di utilizzare il sistema in diversi ambiti: il sistema deve adattarsi ai flussi di lavoro esistenti, non stravolgerli, garantendo quelle funzionalità che davvero agevolano il lavoro dei medici, riducendo il tempo speso nella fase di produzione dei documenti.
L'integrabilità è importante: il sistema dovrà essere utilizzabile su sistemi informativi diversi garantendo per tutti le massime prestazioni.
Le competenze e l'esperienza progettuale del fornitore nel delivery di soluzioni in ambito medicale sono necessarie per un processo di implementazione senza intoppi e problemi.
Ed infine la roadmap: un sistema deve evolvere, adattandosi di continuo alle esigenze di chi lo utilizza. È importante che vi sia una visione condivisa sugli sviluppi futuri.


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